業務効率を向上！ オフィス環境を改善する6つのアイデア

オフィスの環境は、ワーカーの業務効率やモチベーションにも影響する要素の一つです。最近では、単なる“働く場所”だけでなく、ワーカーの健康管理や企業価値を創出する場として重要視されています。

心身ともに健康で、なおかつモチベーションを上げて業務に取り組んでもらうためには、働きやすいオフィス環境づくりが大切です。

では、ワーカーが働きやすいオフィスとは、一体どのような環境なのでしょうか。この記事では、働きやすいオフィス環境へと改善する6つのアイデアとポイントを紹介します。

働きやすいオフィス環境の条件

1日の大半をオフィスで過ごすワーカーにとって、働きやすさは仕事の効率だけでなく、モチベーションにも影響すると考えられます。

物理的に居心地の悪いオフィスでは、集中力・モチベーションの低下や心身のストレスを招きやすくなるため、生産性の低下につながる可能性もあります。

しかし、働きやすいオフィス環境に改善できれば、ワーカーの集中力を維持しつつ、モチベーションを上げて仕事に打ち込んでもらえるようになるため、業務効率化や生産性の向上が期待できます。

働きやすいオフィス環境の条件には、以下が挙げられます。

▼働きやすいオフィス環境の条件

• ワーカーの動線を考えたレイアウトになっている
• 機能性や快適性を重視した家具・設備が揃っている
• 快適に過ごせる温度・湿度・照明に設定されている
• 休憩や気分転換ができるスペースがある
• リラックスしながら働ける空間になっている

これらの条件と現在のオフィス環境を照らし合わせて、どのような改善が必要か、一度見直して、課題を洗い出してみることも重要です。

オフィス環境を改善する6つのアイデア

働きやすいオフィスに改善する方法として、レイアウトの見直しやリラックスできるスペース・設備の導入が挙げられます。

ここでは、オフィス環境を改善する6つのアイデアを紹介します。

①業務を進めやすい動線の確保

仕事をスムーズに進められるように、無駄のない動線を確保します。ワーカーが行き交う場所では、混雑しないように余裕のある通路幅、デスク間のスペースを確保することも重要です。

また、業務内容に応じて座席のレイアウトを変えることで、効率的に業務を進められるようになります。

▼オフィス環境の改善例

• チーム内でコミュニケーションが取りやすい座席のレイアウトに変更する
• 収納棚やコピー機などの共有スペースを執務エリアの近くに配置する
• 他部署の人と連携が取りやすいフリーアドレスを導入する

②機能性に優れたオフィス家具の導入

効率的に業務を進めるためには、デスクや収納家具などの機能性を考慮することも重要です。業務内容に応じて、十分な広さの作業ブースを用意すると生産性の向上につながります。

また、可動式のオフィス家具を導入すれば、ワーカー数の増減やチーム編成の変更にも柔軟な対応がしやすくなるほか、イベント・ミーティングなど多目的に活用できます。

▼機能性に優れたオフィス家具の導入例

• 会議室やフリースペースには、可動式のデスク・チェアを取り入れる
• ワーカーの身体に合うサイズのデスク・チェアなど、健康を考慮した家具を選ぶ

③温湿度・照明の設定

ワーカーの身体的な快適性を確保するためには、オフィス内の温湿度や照明を適切に設定することも大切です。

照明については、オフィスのスペースに応じて明るさや色合いを変えると、仕事と休憩のオン・オフが切り替えやすくなる効果が期待できます。また、コロナ禍においては、オフィスを適度に換気するといった感染症対策も欠かせません。

▼快適な温湿度・照明の例

• 多くのワーカーが適温と感じる温度で冷暖房器具を設定する
• 換気設備・加湿器・CO2濃度計を導入する
• 休憩室やトイレには、リラックスできる暖色系の照明を設置する

④リフレッシュスペースの導入

業務効率を高めるためには、仕事の合間に適度な休憩を取ることが欠かせません。

オフィス内に快適に過ごせるリフレッシュスペースを導入することで、ワーカーの疲労回復や気分転換を促せます。また、仕事に対するストレスの緩和や集中力の維持にも有効です。

▼リフレッシュスペースの導入例

• 自由に過ごせるソファ席
• 休憩や打ち合わせに利用できるラウンジスペース
• 体を休められる仮眠ルームや寝ころびスペース

リフレッシュスペースづくりのポイントについては、こちらの記事もご確認ください。

⑤飲食・カフェスペースの導入

オフィス内に、休憩時間やランチタイムを過ごせるスペースを導入すると、ワーカーの気分転換を促せます。集中力が切れたときや環境を変えてリフレッシュしたいときなどに有効です。

また、ワーカー同士がコミュニケーションを取るきっかけにもなるため、風通しのよいオフィス環境の構築にもつながります。

▼飲食・カフェスペースの導入例

• 休憩スペースにコーヒーメーカーやフリードリンクを導入する
• 休憩やランチランチに使えるカフェカウンターを設置する
• 手軽に食品を購入できる自販機・オフィスコンビニを導入する

⑥観葉植物の設置

観葉植物を設置することで、心理的な癒し効果が期待できます。

観葉植物の緑色は、目の疲労感の緩和や精神的な気分転換など、リラックス効果を得られます。日々の世話を行いやすい植物を選ぶことがポイントです。

また、以下のような場所に観葉植物を設置することで、雰囲気が明るくなり、爽やかな空間を演出できます。

▼観葉植物の設置例

• 休憩室やトイレなど、ワーカーが一息つく場所に設置する
• 窓がない、窓が小さいなど暗くなりがちな場所に設置する

オフィス環境の改善を図るときのポイント

オフィス環境の改善を図る際は、ワーカーの意見を尊重することが重要です。

オフィス環境改善の第一歩として、アンケートや面談などを実施して、ワーカーの不満・要望を把握することがポイントです。ワーカーのリアルな声を聞くことで、現場の課題を洗い出せて、適切な改善策を講じられます。

▼ワーカーに確認する項目

• 快適に業務を行える環境になっているか
• オフィスの動線やレイアウトで不便に感じる点はあるか
• 部署やチーム間のコミュニケーションが取りやすいか
• 温湿度や照明、オフィス家具などで心身のストレスに感じる点はあるか
• リフレッシュスペースの家具や設備は快適か

このように、ワーカーの意見・要望を取り入れて、オフィスのレイアウトや設備などを考えることで、モチベーションの向上や業務効率向上にもつながると考えられます。

また、自社のみでオフィス環境改善の立案やアイデア創出が難しい場合は、他社の事例を参考にしたり、プロに相談したりすることも一つの方法です。

まとめ

この記事では、オフィス環境の改善について以下の内容を解説しました。

• 業務効率化と働きやすいオフィスの関係性
• オフィス環境を改善する6つのアイデア
• オフィス環境改善を図るときのポイント

オフィス環境は、ワーカーの働きやすさに直結する要素の一つです。快適に働けるオフィス環境をつくることで、ワーカーのモチベーション向上や業務効率化が期待できます。

オフィス環境を改善する際は、ワーカーの要望や不満を取り入れて、ニーズ・課題に合った改善策を立てることがポイントです。

業務のしやすさや身体的な快適性を考慮して、レイアウトの見直しやスペース・設備の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

どのようにオフィス環境を改善させたらよいか、ニーズの一歩先を行くオフィス改善をしたいとお考えの方は、プロに相談してみるのも一つの方法です。

文祥堂のオフィス改善の事例については、こちらをご確認ください。

なお、オフィス環境に欠かせないインフラの整備については、こちらの記事で紹介しています。