経済産業省によるデジタル・トランスフォーメーションとは？ オフィスの取組み例も紹介

近年、デジタル・トランスフォーメーション（以下、DX）という言葉をよく耳にするようになりました。

経済産業省では、企業が市場での競争力を維持・強化するためにDXを推進しており、医療業や製造業、農業をはじめ、幅広い分野でDXが進んでいます。

そうしたなか、IT技術を活用したオフィス環境の改善がDX推進の一手となることが期待されています。

この記事では、経済産業省による定義を基にしたDXの概要とともに、オフィスにおけるDXの取組み例について紹介します。

DXとは

DXとは、IT技術の浸透により、人々の生活をよりよい方向に変革させるという概念です。英語では“Digital Transformation”ですが、一般的に“Transformation”の“Trans”を“X”と省略することから、DXと表記されます。

この概念は、2004年にスウェーデンのウメオ大学に在籍していたエリック・ストルターマン教授が提唱しました。その内容は、「デジタルツールの導入やデータ活用によって、人々の生活がより豊かになる」というものです。

当初、DXという言葉は日々の暮らしや仕事など、人々の生活のあらゆる面を対象とした学問的な用語として使われていました。ところが近年は、ビジネスの場面でも語られることが多くなっています。

経済産業省は、2018年12月にDX実現に向けた指針をまとめた『デジタルトランスフォーメーションを推進するための ガイドライン』において、DXを次のように定義しています。

▼DX推進ガイドラインにおけるDXの定義

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

引用元：経済産業省『デジタルトランスフォーメーションを推進するための ガイドライン』

DXは、将来主流になると予想されるデジタル市場において、今ある企業が今後も市場における優位性を持つために求められる変革といえます。

また、オフィスにおいても同様のことがいえます。働き方改革や新型コロナウイルス感染症（以下、コロナ）対策としてテレワークが推進されるなか、ワーカーの働き方、オフィスの環境、企業文化などに変革が求められています。こうした変化に柔軟に対応していくには、ITツールやデータを活用したDXの取組みが重要です。

出典：総務省『令和3年 情報通信白書のポイント』／経済産業省『デジタルトランスフォーメーションを推進するための ガイドライン』

DX推進におけるオフィスの取組み例

オフィスに新たなデジタル技術を導入することでDXを推進し、業務の効率化や省人化を図り、生産性向上につなげられます。

また、場所に制限なく業務できる体制を構築すれば、クリエイティブな業務やコミュニケーションの場としてオフィスを活用できるようになります。

テレワークが進む現代において、オフィスの新たな価値の創出にもつながることが期待されます。ここでは、DX推進におけるオフィスでの取組み例を紹介します。

クラウドによる業務の一元管理

クラウド型の一元管理ツールを導入することで、場所を選ばずに業務ができる環境を構築できます。

クラウド型の一元管理ツールは、インターネット環境があればオフィス・自宅・外出先のどこからでも業務システムにアクセスできるようになります。

時間を有効活用できるほか、データ共有の円滑化によって業務効率の向上が期待できます。

▼クラウドツールの例

営業・会議のオンライン化

DXに向けたオフィスの取組みには、パソコン・スマートフォンなどを通じて営業や会議を行えるオンラインシステムの導入もあります。

オンラインシステムを導入することで、オフィスにいるワーカーとリモートワーカーが、インターネットを通じて円滑に会議を進められます。

また、対面で行う商談や訪問をオンライン化することで、移動にかかる時間やコストを削減することも可能です。オンライン化によって場所による制限をなくすことで、テレワークをはじめとする多様な働き方に対応できるほか、コロナ対策にもつながります。

▼オンライン化の例

• Web会議システムを導入して、リモートワーカーと顔を合わせた会議を行う
• オンライン営業システムを導入して、オフィスにいながら営業活動を行う
• ウェビナーツールを導入して、オンラインでイベントやセミナーを実施する

FAXや帳票のペーパーレス化

オフィス内で送受信するFAXや紙面で作成・保管していた帳票を、ITツールを活用してペーパーレス化することもDXの推進に有効な取組みです。

たとえば、FAXをペーパーレス化する場合、受信した文書を自社サーバまたはクラウド上に保存することで、パソコンやスマートフォンなどのデジタル端末からの確認が可能です。自宅や外出先でも文書を確認できるため、テレワークの導入にも役立ちます。

また、紙帳票をペーパーレス化することでデータの蓄積・管理を行いやすくなります。手書きによる作成・郵送・ファイリングといった作業が不要になるため、業務の効率化、ミスの防止にもつながります。

▼ペーパーレス化の例

• ペーパーレス対応の複合機を導入して、パソコンから文書を確認・返信する
• OCR（Optical Character Recognition：文字認識）を導入して、紙帳票を読み取り、データ化して保存する
• クラウド型の電子契約システムを導入して、帳票のやり取りをデジタル化する

システムによる受付の無人化

受付・来客業務を無人で行えるシステムを導入するのも取組みの一つです。

受付の無人化が可能になれば、エントランスへのワーカーの配置が不要になり、人件費を削減できます。また、来客時の電話対応によって作業を中断する必要がなくなるため、作業効率の低下を防ぐ効果も期待できます。

さらに、受付にタブレットを設置して、来客者情報をシステムに登録してもらうことで、オフィスのセキュリティ対策にもつながります。

▼無人受付システムの活用例

• エントランスにタブレット型の受付システムを設置して、担当者のパソコンに来客通知を行う
• 顧客対応窓口にサイネージ型の受付システムを導入して、受付番号の発行、待ち時間の表示を自動化する

まとめ

この記事では、経済産業省が推進するデジタル・トランスフォーメーションについて、以下の項目で解説しました。

• DXとは何か
• オフィスにおけるDXの取組み例

企業を取り巻くビジネス環境が変化し続けるなか、市場における自社の競争力を強化して成長し続けるためには、DXの取組みが欠かせません。

また、近年は、働き方改革やコロナ対策によってテレワーク化・非対面営業など、ワークスタイルが多様化するなかで、オフィスでの働き方も変わりつつあります。

業務の効率化をはじめ、場所にとらわれない働き方の実現、オフィスでの新しい価値の創出に向けて、オフィスのDXに本格的に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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