オフィス環境改善で従業員満足度を向上！ 3つの改善方法と2つのポイント

オフィス環境は、業務の生産性や従業員満足度にも影響する要素の一つです。

従業員満足度を向上させて、業務の成果やモチベーションの向上につなげるためには、働きやすいオフィス環境をつくることが大切です。

しかし、オフィス環境の改善を考えている担当者のなかには、「よいアイディアが思い浮かばない」「改善するうえでのポイントが知りたい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、オフィス環境の改善が必要とされる理由をはじめ、3つの改善方法とレイアウト設計やデザインを考える際のポイントを紹介します。

オフィス環境の改善が必要な理由

ワーカーにとって、オフィスでの働きやすさは業務の質や効率に直結します。オフィス環境改善が必要とされる主な理由には、以下が挙げられます。

業務の効率化

業務の効率を高めるために、使いやすく、居心地のよいオフィスへと改善が求められます。

たとえば、以下のようなオフィスは、業務効率の低下につながるおそれがあります。

▼業務効率の低下を招くオフィス例

• 暑い・寒い・暗いなどと居心地が悪い
• 書類や事務用品の収納場所が明確に決められていない
• コピー機や管理者デスクまでの距離が遠い、または通路が狭い

居心地の悪いオフィスはワーカーの集中力低下につながります。また、収納方法・動線が悪いオフィスは、探し物・移動に時間がかかります。

使いやすく居心地のよいオフィスに改善することで、ワーカーが集中力を高めて効率的に業務に取り組めるようになります。さらに、必要なモノ・場所にアクセスしやすいレイアウトにすることにより、時間の浪費を軽減することが可能です。

ワーカーのモチベーション向上

業務に対するモチベーションを高めるには、集中しやすく、ストレスを感じにくいオフィス環境が必要です。

しかし、以下のようなオフィスでは、ワーカーのモチベーションが低下してしまうことがあります。

▼モチベーションの低下を招くオフィス例

• 周囲の声やコピー機の音がうるさく、業務に集中できない
• デスクが狭く、作業がしにくい
• 日光が入りづらく、閉鎖的な空間になっている

集中力が途切れやすく、モチベーションが上がりづらいオフィスでは、生産性の低下に影響する可能性もあります。このような問題を防ぐには、ワーカー同士でコミュニケーションを取りやすいスペースや1人で集中できるスペースなど、業務内容に応じて快適に業務を行えるスペースを確保することが重要です。

心身のストレス軽減

ワーカーに、前向きに、かつパフォーマンスの質を維持しながら働いてもらうためには、心身のストレスにつながらないオフィス環境が必要です。

たとえば、心身のストレスが生まれやすいオフィスには、以下の例が挙げられます。

▼心身のストレスが生まれやすいオフィス例

• 室内温度が高い・低い、照明が暗い
• オフィスチェアが体に合っていない
• 休憩室が狭い、トイレの数が少ない

室内温度が低すぎたり、照明が暗すぎたりするオフィスは、手足の冷えや目の疲れなどの身体的な負担につながります。また、ワーカーの人数に対して休憩室・トイレの数が少ない場合、十分な休憩を取りづらく、体調へ影響することも考えられます。

このような心身へのストレスを軽減するには、快適に過ごせる空間づくりや業務中にリフレッシュできる環境の構築が必要です。

オフィス環境を改善する3つの方法

業務の効率化やワーカーのモチベーションの向上、ストレスの軽減につなげるためには、オフィス環境の改善が必要です。ここでは、オフィス環境を改善する3つの方法を紹介します。

①動線・収納を確保する

ワーカーが効率的に業務を遂行できるように、デスク間や通路を移動しやすい動線を確保する必要があります。また、必要な書類・資料をスムーズに取り出せる収納を用意することも重要です。

動線と収納を確保することで、オフィス内での移動や資料を探す時間を短縮して、業務効率を高められます。

▼動線・収納の確保による改善例

• コピー機の配置を最適化する
• ペーパーレス化を進める
• 行き来する頻度が高い部署同士を近くに配置する
• トイレや休憩室に向かう通路の幅を広く取る
• 業務内容別にデスクの島を分け、書類や資料の収納場所を統一する

②照明と空調を調節する

ワーカーにとって居心地のよいオフィス環境をつくるためには、照明・空調を調節する方法も有効です。

快適な明るさ・室温を保つことで、心身のストレス軽減や集中力の向上などが期待できます。また、照明の明るさや色を工夫すれば、オン・オフの切り替えを行いやすくなります。

そのほか、精神的なストレス軽減には、オフィス内にBGMを流す、観葉植物を飾るといった方法も有効です。

▼照明と空調の調節による改善例

• 冷暖房の温度に不満がないかヒアリングして、適温に設定する
• 冷房の使用時にサーキュレーター、暖房の使用時に加湿器をつける
• 休憩室の照明を落ち着いた暖色系にする

③新しいオフィス家具・スペースを導入する

ワーカーの疲労軽減やモチベーション向上を図るために、新しいオフィス家具・スペースを導入することも方法の一つです。

オフィス内の業務には、1人で集中して取り組む業務と複数のチーム・担当者で意見交換しながら進める業務があります。業務内容や用途に応じたオフィス家具やスペースを導入することで、効率的に業務を進められるようになります。

たとえば、リフレッシュルームやカフェテリアなど、休憩できるスペースの導入は、ワーカーがオン・オフを切り替えてパフォーマンスを向上させるために有効です。

また、座り心地に配慮されたチェア・ソファなどの設置は、体の負担軽減、ワーカーの健康維持にもつながります。

▼新しいオフィス家具・スペースの導入による改善例

• フレキシブルに使えるフリーアドレス制を導入する
• 意見交換・報告を行う頻度が高いチームが集まる動線にミーティングスペースを設置する
• 周囲の視線や音を遮る個人作業用の集中ブースを設置する
• 腰に負担の少ないチェアを導入する
• 仮眠や小休憩ができるリフレッシュスペースを導入する

オフィス環境を改善する2つのポイント

オフィス環境の改善に向けて、レイアウト設計やデザインなどを考える際は、次のポイントを押さえておきましょう。

①ワーカーの抱える課題や要望を把握する

オフィス環境を改善するうえでは、ワーカーの働きやすさを向上することが重要です。たとえば、具体的な設計プランを立てる前に面談やアンケートを実施することで、ワーカーが抱える課題や要望を把握できます。

▼ワーカーが抱える課題や要望の例

• オフィスのチェアが座りにくい
• 自販機やコーヒーメーカーを置いてほしい
• 休憩室を広くしてほしい
• ○○の部署に出向くのに時間がかかる

オフィスで働くワーカーの声を反映することで、レイアウトや動線の改善、スペースの見直しが可能になり、従業員満足度の向上につながります。

また、課題や要望に沿った改善を行った後は、業務の行いやすさやモチベーションの面でどのような変化があったかをワーカーに確認することも重要です。

②プロ（コンサルティング会社）へ依頼する

オフィス環境改善に向けた計画立案や改装などを、専門のコンサルティング会社に依頼することも一つの方法です。

たとえば、日ごろの業務に忙しく、オフィス改善に関わる対応に十分なリソースを割けない場合にも、プロに依頼することで計画的かつスムーズにオフィス改善を進められます。

まとめ

この記事では、オフィス環境の改善について、以下の項目で解説しました。

• オフィス環境の改善が必要な理由
• オフィス環境を改善する3つの方法
• オフィス環境改善の2つのポイント

オフィス環境の改善は、業務の効率化やワーカーのモチベーション向上、心身のストレス軽減につながる重要な取組みです。

特に、従業員満足度を向上するためにオフィス環境を改善する際は、ワーカーへのヒアリングを実施して、現状の課題や要望を把握することがポイントです。

また、自社でのオフィス設計が難しい場合には、コンサルティング会社への依頼も検討されてはいかがでしょうか。

オフィス環境改善のポイントについては、こちらの記事でも紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。