オフィス移転をスムーズに！ “やることチェックリスト”付きで流れを解説

オフィス移転には、現オフィスの解約手続きや新オフィスの準備など、さまざまな作業や手続きが必要です。

通常業務を行いながら対応するとなると、その分従業員に負担がかかることになります。また、万が一手続きに漏れがあった場合、業務がストップしたり、スケジュールどおりに移転が進まなかったりといったトラブルも起こりかねません。
オフィス移転を滞りなく進めるには、どのような作業や手続きが必要かを事前に把握しておくことが大切です。

本記事では、オフィス移転をスムーズに完了させるためにやるべきことを、チェックリストにまとめて解説します。

オフィス移転の大まかな流れ

オフィス移転と一口にいっても、移転計画から引っ越し、書類の手続きなど、さまざまなプロセスが発生します。
移転に向けて作業を始める前に、まずは大まかな流れを把握しておきましょう。

1.    移転プロジェクトの立ち上げ
2.    現オフィスの退去手続き
3.    新オフィスの選定
4.    新オフィス移転にかかわる業者の選定
5.    新オフィスのプラン設計
6.    OA機器やオフィス家具の選定
7.    引越し業者への依頼・打合せ
8.    引越し前の社内準備
9.    各種届出

「予定のスケジュールに間に合わなかった」「通常業務に影響が出てしまった」といったことにならないよう、事前準備を行い、作業を漏れなく確実に進めていくことが大切です。

オフィス移転の約一年前から準備を進めていくとよいでしょう。

1．移転プロジェクトの立ち上げ

オフィス移転は、従来のオフィスにある課題を解消できるよい機会となります。
働きやすいオフィス環境を実現するためにも、移転プロジェクト立ち上げの時点で、今ある課題や目的を明確にして、時間的・金銭的なコストを検討しておくことが重要です。

移転プロジェクトは時間がかかりますので、移転予定の約一年前にはスタートしたいところです。 

移転プロジェクトの立ち上げの際は、以下のチェックリストを確認しましょう。

■チェックリスト

移転に伴う社内作業は多岐に渡るため、十分な人的リソースがあるか、通常業務と並行して対応できるかなど、事前に確認しておくことが重要です。

また、自社に適した魅力的な新オフィスにするために、目的・課題の洗い出しは初めに行うのがベストです。事業者によってサービス内容や品質、料金が異なるため、複数の見積もりを立てたうえで内装やデザイン業者、引越し業者など、何の作業をどの会社に依頼するかを決定するのが望ましいでしょう。

2．現オフィスの退去手続き

新オフィスを探す前に、現オフィスの契約状況を確認しておく必要があります。解約通知は退去の半年ほど前に提出するのが一般的です。
退去時期が遅れると、新オフィスの賃料と重複するおそれがあるため、解約通知時期は必ず確認しておくようにしましょう。

■チェックリスト

一般的に、退去時にはオフィスを借りたときの状態に戻す“原状回復義務”が定められています。
原状回復の範囲は契約によって異なりますが、居住用賃貸物件とは異なり、配線や回線の撤去、増設した設備の撤去などにかかる費用が必要です。

費用が高額になるケースもあるため、事前に契約書を確認し、物件オーナーや管理会社に問い合わせておくとよいでしょう。

また、原状回復工事は、オーナーや管理会社が指定する事業者で行うのが通常ですが、とくに定めがない場合は、解約通知と同時に業者を選定しておく必要があります。

3．新オフィスの選定

新オフィスを選ぶときは、従業員が働きやすい環境を考慮するのはもちろん、賃貸借契約にかかる費用や賃料、従業員の交通費などのコスト面も考慮しなければなりません。

出費を予算内に収めるためには、絶対に外せない条件・理想の条件など、優先順位を決めてから新オフィスを探すとよいでしょう。

新オフィスを選ぶときは、以下のチェックリストも参考にしてみてください。

■チェックリスト

通勤のしやすさは、どこにオフィスを構えるかによって変わってきます。最寄り駅から近く、複数路線からアクセスできる立地は、通勤の負担やストレスを軽減につながります。ただし、好条件の立地は賃料も高くなるため注意が必要です。

飲食店や銀行などの周辺施設は、仕事の行き帰りやお昼休みに用事を済ませられるといった利便性のよさがあります。飲食店やコンビニエンスストアが近隣にないとランチに困る従業員が出てくる可能性もあるため、社食がない場合は周辺施設の充実度も考慮しましょう。

また、オフィスによっては電気設備やインターネット環境が不十分な物件もあります。ビル自体の設備も含め、問題なく仕事ができる環境かどうかを確認しておくと安心です。

4．新オフィス移転にかかわる業者の選定

専門事業者の選定も、オフィス移転に伴う業務のひとつです。
依頼する範囲は自社で選択できますが、物件選びからプランニング、内装工事、引越しまでさまざまな業者とのやり取りが必要となります。自社で対応できない部分は、事業者を選定して見積もり依頼をしましょう。

■チェックリスト

各事業者を個別に選定する場合は、それぞれの事業者に見積もりを取ってもらい、費用を把握してから決定しましょう。
「事業者選びが難航している」「選定や打合せまで手が回らない、効率よく移転を進めたい」という場合は、オフィス移転をワンストップで対応してもらえる事業者・サービスを活用するというのもおすすめです。

5．新オフィスのプラン設計

新オフィスのプラン設計では、移転計画をもとに、どのようなレイアウト・デザインにするかを具体化していきます。
従来にはなかったレイアウトや、新たなスペースを導入できるチャンスとなるため、社内の意見を取り入れて検討するとよいでしょう。

従業員が働きやすいオフィス環境は、従業員満足度や定着率のアップを期待できるだけでなく、企業のブランディングや人材採用のアピールにも有効です。
オフィスのレイアウトやデザインなどが、移転目的や課題に応じたプランになっているかを確かめつつ、綿密な打合せを行うことが重要です。

■チェックリスト

まずは必要な部屋やスペースを洗い出し、用途に応じてゾーイングします。
デスクの配置方法や各スペースへの動線で働き方が変わるため、業務内容に応じて設計することが大切です。

仕事を効率的に行うには、執務スペース以外の環境づくりも大切です。
たとえば、落ち着いて休憩できるリフレッシュルームがあれば、仕事の疲れを癒して気持ちを切り替えられるでしょう。

また、自由に使える多目的ルームやカフェスペースは、従業員同士の自然なコミュニケーションを促すのに適しています。
従業員のモチベーションアップやコミュニケーションの活性化を図るための設備を導入するのもおすすめです。

ただし、素材やレイアウトなど、設備にこだわりすぎるとコストが高くなるため注意が必要です。理想のデザインやコンセプトを叶えつつ、コスト調節ができるよう、事業者としっかり話し合いましょう。

6．OA機器やオフィス家具の選定

新オフィスのレイアウトやデザインが決まったら、必要なオフィス家具や什器、OA機器を検討します。

家具や什器は、新たに購入する以外にリース会社でレンタルする方法もあります。維持コストやサービス内容を比較して必要なものを洗い出し、事業者を選定しましょう。

不要な家具や什器は廃棄処分が必要なため、何を購入し何を廃棄するかをリストアップしておくことが重要です。

OA機器やオフィス家具を選ぶ際は、以下の項目をチェックしましょう。

■チェックリスト

現オフィスの家具や什器を買い替える場合は、購入する家具や什器を選定し、見積もりを依頼します。同時に、不要になったものをリストアップして、廃棄処分にかかるコストの見積もりも出しておきましょう。

「移転後に設備機器が不足していることが発覚した」ということがないよう、これらの作業は移転の4～5ヶ月程前を目安に完了しておくと安心です。

7．引越し業者への依頼・打合せ

新オフィスの設計プランが決まり、購入する設備機器を選定したあとは、いよいよ引越しの準備です。
引越し費用は業者によって異なるため、複数の引越し業者から見積もりを取っておくことをおすすめします。

■チェックリスト

引越し業者との打合せでは、引越しの作業内容や費用に加え、廃棄物の処理ができるかどうかも確認しておきましょう。

また、エレベーターがないビルや吊り上げ作業が必要な場合、新オフィスが遠方にある場合は、引越し費用が高くなりやすいため注意が必要です。

8．引越し前の社内準備

オフィス移転では、引越し前に行うさまざまな社内準備も必要です。
従業員に対して説明会を実施し、引越しに備えてデスク周りを整えてもらうといったことも、引っ越しを滞りなく進めるために大切な業務のひとつといえます。

また、取引先に移転告知や案内状を送付する場合は、社内で作業の割り当てを考えておくとスムーズです。

引越し前には、以下の対応ができているかをチェックしましょう。

■チェックリスト

オフィス移転のスケジュールが決まったら、社内に告知しましょう。
引越しマニュアルを作成するとやるべきことが可視化され、従業員がスムーズに動けます。

また、社内での梱包作業や備品整理等の作業も必要となるため、従業員の役割分担を決めておくことも大切です。
会社規模が大きくなるほど準備に手間と時間がかかるため、だいたい1ヶ月前から徐々に進めておくのが望ましいでしょう。

オフィス移転の案内については、約1ヶ月前までに行うのが一般的です。自社の名刺やパンフレットの住所が変わるため、移転までに印刷物を発注しておきましょう。

9．移転後の各種届出

オフィス移転後は、さまざまな手続きや届出の提出が必要です。
登記簿等の書類の取り寄せが必要なものや、提出期限が設けられているものもあるため、遅延なく処理することが重要です。

移転後には、以下の手続きに漏れがないかをチェックしましょう。

■チェックリスト

 それぞれの手続きに必要となる書類や提出期限が異なるため、事前の確認が必要です。
会社によっては、追加で手続きが必要になるケースもあるため、行政書士などの専門家に相談しておくのが望ましいといえます。
手続きの代行を依頼する場合は、別途代行費用が発生することも押さえておきましょう。

チェックリストを活用して効率よくオフィス移転を進めよう

オフィス移転には、さまざまな作業や手続きが発生します。
手続きに漏れがあると、「スケジュールどおりに進まない」「予算がオーバーしてしまった」といったトラブルが起こりかねません。

チェックリストを活用して、各プロセスの手続きや処理を把握しておけば、移転までにやるべきことや全体の流れを社内で共有できるため、トラブル防止につながります。

オフィス移転を本格的に検討している方は、ぜひチェックリストを活用してみてください。