オフィスに欠かせないコミュニケーションスペースの重要性と導入アイデア

テレワークやサテライトオフィスの普及によって、ワーカー同士のコミュニケーションが希薄化している企業もあるのではないでしょうか。

ワーカー同士のコミュニケーションが希薄化すると、業務上のやり取りに支障が生じたり、社員のモチベーションが低下したりするおそれがあります。働き方の変化に伴い、社内外にいるワーカーとのコミュニケーションを活性化できるスペースを準備しておくことが重要です。

本記事では、職場環境を改善するうえで、なぜコミュニケーションスペースが重要であるのか、その理由と導入アイデアを紹介します。

なぜオフィスにコミュニケーションスペースが必要？

オフィスでのコミュニケーションが不足すると、業務上でさまざまな問題が発生します。

• 情報共有ミスが起こる
• 業務が属人化し、作業効率が低下する
• 上司やチームの人との関係性が薄れる

コミュニケーションがうまく取れないことで、業務上のミスだけでなく、人間関係にも影響を与える場合があります。このような問題を防ぐには、ワーカー同士のコミュニケーションが取りやすいオフィス設計が必要です。

最近では、インターネットの普及や新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークを導入している企業が増えていることからも、社内外にいるワーカーとコミュニケーションが取れるオフィス環境が求められています。

出典：国土交通省『「国土の長期展望」における課題整理』

コミュニケーションスペースの導入アイデア

コミュニケーションスペースを導入する際は、業務にかかわる執務スペースやミーティングスペースだけでなく、ワーカー同士が業務外でコミュニケーションを取りやすいスペースを設けることも大切です。

気軽に会話できるオープンなミーティングスペース

テレワークやサテライトオフィスの導入で希薄になりつつある対面でのコミュニケーションを増やしたい場合や執務室の空きスペースを有効活用したい場合の対策として、執務スペースの一角や中心に、ミーティングスペースを設置する方法が挙げられます。

オープンなミーティングスペースは壁やパーティションがないため、ワーカーが気軽に集合できることが特徴です。ちょっとした打ち合わせや情報共有に活用できるほか、チームや他部署との交流がしやすくなるといったメリットがあります。

予約不要で利用できる多目的スペース

部署を超えたプロジェクトで他部門のワーカーとのミーティングが必要なときには、執務室やリフレッシュスペースの一角に、多目的スペースを設ける方法を採用してみてはいかがでしょうか。

ガラスのパーティションやソファによって空間を仕切ると、フロアの見通しがよくなり、ワーカー同士でコミュニケーションが取りやすくなります。また、資料として使える本やファイルを収納しておくことで、ちょっとした休憩スペースとしてだけでなく、アイデア収集の場としても活用できます。

さらに、執務室や休憩室から作業状況が見えるようにすれば、上司または管理者によるマネジメントもしやすくなります。

カフェのようなリフレッシュスペース

「執務室や会議室と雰囲気を変えてリラックスできるスペースを設置したい」という場合は、リフレッシュスペースをカフェのようにデザインする方法を取り入れるのも一つの方法です。

インテリアや照明、小物にこだわると、気分転換をしやすい空間が実現します。居心地のよい空間設計で、ワーカー同士のカジュアルなコミュニケーションを促せるだけでなく、モチベーションの向上にもつながります。

業務外に使えるユニークな交流スペース

「自社のアピールにも活用できるスペースが欲しい」という場合、ワーカー同士が業務外で交流を深められるスペースにユニークな設備を取り入れてみましょう。

たとえば、卓球台やボードゲームの設置、ボルダリングやフィットネスジムの設備の導入などがあります。

社内の交流を促せるだけでなく、ワーカーの運動不足解消にもつながります。さらに、満足度の向上が期待できるほか、採用時のアピール材料としても活用できるのがポイントです。

プラザ型の回遊できるレイアウト

普段の業務で特定のワーカー同士でしか交流がないことを課題としている場合、解決策の一つとして、プラザ（街中の広場）のような回遊性のあるレイアウト設計を取り入れることが挙げられます。

フロアの中心に配置した共有スペースを囲むようにして、各部署やチームのブースを配置するのが特徴です。

プラザ型のレイアウトは、オフィスの中心に自然と人が集まりやすく、コミュニケーションが活発になることが期待できます。他部署のワーカーやチームが異なるワーカーと交流するきっかけづくりとなります。

Web会議用のスペース

執務スペースでWeb会議に参加する場合、周囲への音漏れや背景が気になることがあります。そういった対策として、Web会議用のスペースを確保してみてはいかがでしょうか。

ワーカーが、各自の業務や簡易的なミーティングを行う執務スペースと違い、周囲の話し声や人通りを気にせずにWeb会議に集中しやすくなります。

Web会議用のスペースを用意する際は、防音設備や明るさを整えるのがポイントです。Web会議に最適な環境を整えることは、自宅やサテライトオフィスで業務を行うワーカーとのコミュニケーションの効率化にも貢献します。

自由に席が選べるフリーアドレス

固定の座席ではなく、ワーカーが自由に席を選べるフリーアドレスも効果的です。

働く座席を選べることで、部署や立場の違う人との積極的なコミュニケーションが生まれやすくなります。コミュニケーションの活性化によって新たな情報や知見を得ることができたり、創造力が刺激されたりといった効果も期待できます。

オフィスでの働き方が多様化する現代において、ワーカーが働く場所・時間を選べる柔軟な働き方を実現するためには、社内のフリーアドレス化が有効といえます。

フリーアドレスについてさらに詳しく知りたい方は、こちらもご覧ください。

▶オフィスをフリーアドレス化するメリット・デメリット

コミュニケーション活性化はワーカーのエンゲージメント向上につながる

人と人の交流が生まれやすいオフィスの持つメリットは、情報共有が円滑になること、業務効率や生産性の向上につながることだけではありません。

コミュニケーションが活性化されると、ワーカーのモチベーションや満足度が高まることが期待できます。その結果、会社へのエンゲージメントが向上し定着率アップにもつながります。

働く場所としてのみオフィスを提供するのではなく、部署の垣根を超えたワーカー同士の連携やエンゲージメント向上のためにも、ワーカー・従業員間のコミュニケーションを生みやすいオフィス設計を考えてみてはいかがでしょうか。

まとめ

テレワークやサテライトオフィスの導入をはじめとした働き方の変化に伴い、対面でのコミュニケーションが希薄になりがちという課題が生まれやすくなります。

これからのオフィスでは、オフィスにいるワーカーだけでなく、自宅やサテライトオフィスで働くワーカーとのコミュニケーションを促進できる環境づくりが必要です。企業におけるワーカーのエンゲージメントや定着率の向上に向けて、コミュニケーション活性化を狙ったスペースを導入してみてはいかがでしょうか。