計画から移転後まで！ オフィス移転のスケジュールを徹底解説

オフィス移転に伴う業務は多岐にわたり、社内計画の策定から移転先の物件探し、内装工事などたくさんあります。

移転作業と併行して通常業務を進めなければならないため、スケジュールに沿って順序よく業務をクリアしていくことがポイントです。

しかし、そう頻繁に経験できないオフィス移転は「いつから準備すればよいのか」「どのような順序で業務を進めればよいのか」などと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、計画から移転、旧オフィスの引き渡しまで、オフィス移転のスケジュールについて徹底解説します。オフィス移転をスムーズに行いたい方はぜひ参考にしてください。

【12ヶ月～13ヶ月前】プロジェクトチームを発足

オフィス移転を検討している12ヶ月～13ヶ月前までにはプロジェクトチームを発足します。

チームの発足後、いつまでに何を達成しておけばよいかなど、プロジェクト成功の鍵となる大まかな移転計画を立てることが大切です。

具体的には、以下のような項目を決定しましょう。

●      プロジェクトチームを構成・発足 

●      現状調査     

●      現オフィスの契約内容チェック（原状回復／敷金・保証金）

●      移転先の条件を設定

●      大まかな移転計画を作成

現状調査はオフィスの課題やコンセプト、移転の目的を明確にするという重要な役割を担っています。現状の課題を知ることで現オフィスの実態が見え、次のオフィスに求めることが分かります。現状調査については、オフィスコンサルタントなど外部に委託し、専門的な視点を取り入れることが多いです。

何が必要なのかが見えていない状況では、優先度や予算配分などが決められません。課題を明確にして、次のオフィスに求めることをまとめましょう。

その後、プロジェクト全体のタスクや、いつまでに何を達成しておくべきかなどのスケジュールをまとめた、おおまかな移転計画を作成しましょう。

【7ヶ月～9ヶ月前】コンセプトプランを作成

オフィスの現状調査をしたあとは、プランニングを開始します。新オフィスでの働き方を左右するポイントとなるため、現状の課題や移転の目的に沿ったプランを立てることが重要です。

この時期には、以下の項目を実行しましょう。

●      コンセプトプラン（図面・提案書）を作成する

●      移転の予算を算出し、承認を得る

どのようなオフィスにするかによって、企業のブランディングやイメージアップにも影響します。

デザインも重要ですが、自社の課題を解消しつつ「ワーカーが働きやすい」「目的達成に有効な職場環境を整える」ことが大切です。

プランを立てる際は、企業コンセプトを念頭におきながら専門業者と企業とが話し合いながら条件を具体化してきます。そのうえで、レイアウトプランの実現に必要な概算見積りや家賃、ランニングコスト（更新料・礼金の有無・共益費など）の概算予算も算出しましょう。

【6ヶ月前】退去手続きと新オフィスの選定

移転を半年先に見据えたこの時期には、旧オフィスの退去手続きと新オフィスの選定を行います。

オフィスの管理会社やオーナーへは、移転の6ヶ月前までに解約通知を行うことが一般的です。解約予告期間や提出方法などは契約内容によって異なるため事前に確認しておきましょう。

現オフィスの退去手続きでは、以下の作業が発生します。

●      解約予告期間を確認

●      解約予告を提出

●      敷金や委託金の返却について確認

●      原状回復工事の範囲や費用を確認

●      原状回復工事の指定業者を確認

また、この時期には新オフィスの物件探しもスタートします。事業計画を踏まえたうえでオフィスの広さやテナント、安全面に加え、入居可能時期も確認しておきましょう。

希望のオフィスが決まったら、以下の手続きに進みます。

●      物件見学

●      候補物件を選定し承認を得る

●      入居申込書を提出

●      賃貸借契約条件の確認・承認を得る

●      初期費用を支払う

●      賃貸借契約を締結

賃貸仮契約を締結する際は、契約内容を精査することが重要です。

【4ヶ月～5ヶ月前】オフィスレイアウトやデザインの確定

移転先のオフィスが決定したら、レイアウトやデザインを具体的に決めて工事に進みます。費用をかける箇所とかけない箇所を明確にして優先順位を決めておきましょう。

具体的には、以下の流れで作業を進めます。

●      オフィスレイアウト確定

●      什器・家具を選ぶ

●      実施プラン（図面、什器・家具一覧）を作成

●      工事費用などを含めた最終的な費用を確定・承認を得る

●      専門業者の選定・依頼（内装、什器、電話・通信、リース、引越し等）

●       専門業者との打ち合わせ

●      社内へ説明

オフィスのレイアウトやデザインを決める際は、品質・スケジュール・コストの視点からのチェックが必要です。内装や設備にこだわるほどコストがかかるため、予算に応じてバランスよく調整します。

また、この工程では工事会社やプラン設計会社など複数の専門業者との打ち合わせも発生します。スケジュール調整や立ち合いといった細かなタスクがあるため、抜けや漏れがないよう社内での管理・チェックが必要です。

設計や工事などバラバラに管理することに不安がある場合は、プロジェクトマネジメントやコンストラクションマネジメントといった進行・管理サポートのサービスを利用するのも良いでしょう。

【2ヶ月～3ヶ月前】移転作業の開始

オフィス内部のプランや工事会社を選定したあとは、いよいよ移転作業の開始です。移転日（引越し日）から逆算して2ヶ月～3ヶ月前には、以下の作業を進めておきましょう。

●      移転作業スケジュールの詳細を決める

●      原状回復工事の打ち合わせ・工事を始める

●      工事の工程表を作成する

●      移転先の内装工事と現オフィスの原状回復工事の届出手続きを行う

●      社員へ移転スケジュールを伝える

●      梱包・搬出などの移転マニュアルを準備する

●      取引先への移転連絡の準備を始める

●      不用品の回収業者を選定・契約する

現オフィスの退去作業を行う際、梱包や搬出、不用品回収方法などを記載した社内用の移転マニュアルがあれば、混乱せずスムーズに作業を進められます。

従業員のなかには個人で駐車場を借りている人もいるため、できるだけ早く移転の詳細を共有します。

また、社外の取引先や関係者への移転案内も必要です。移転の連絡に抜けや漏れがあると業務に支障をきたすおそれがあるため、挨拶状やメールの作成、送付先のピックアップなどは念入りに進めましょう。

とくに工事では現場の安全管理はもちろん、時間単位の綿密なスケジューリングが求められます。複数の関係者とのやり取りが発生するため、自社のみでの対応が難しい場合には、専門業者にコンストラクションマネジメント（工事管理）を依頼するのもおすすめです。

【1ヶ月前】各種手続き

オフィスの移転準備もいよいよ大詰めとなる1ヶ月前。移転後、滞りなく事業を再開できるよう、以下の手続きを行いましょう。

●      電話・FAX・プロバイダ移設の専門業者への依頼

●      OA機器移設の専門業者への依頼

●      リース会社への連絡

●      移転挨拶状作成

●      社内印刷物の作成

●      社員証明書の再発行

●      取引先への連絡（金融機関、定期的に支払義務のある相手、消耗品などの購入先、電気・ガス・水道会社など）

●      ビルの管理者へ転居スケジュールおよび工事の届け出を提出

●      社員説明会の実施

●      必要なものと不要なものを梱包・ラベル分け

企業のインフラや備品などは、移設または新規契約などの手続きが必要です。OA機器やリース会社と契約している場合は、連絡を忘れないようにしましょう。

移転の連絡は取引先の企業や顧客などの関係者だけでなく、取引している金融機関や電気・ガス・水道などの事業者にも行います。

【移転後～1ヶ月後】原状回復工事の開始

オフィスの移転後は、関係官庁への届出や旧オフィスの原状回復工事などがすぐに始まります。連絡の漏れがないかを確認しながら慎重に進めることが重要です。

移転後には以下の作業を進めましょう。

●      移転で発生した不用品を処分する

●      原状回復工事を開始する

●      関係官庁への届け出を行う

●      原状回復工事終了後に旧オフィスを明け渡す

●      移転前オフィスとの契約終了後に鍵を返却する

●      ホームページの住所を変更する

●      敷金保証金の返還

●      移転における不具合や社員の不満解消をサポートする

ほかにも、移転後は社内設備や環境の変化によって機器の不具合や業務ミスが起こりがちです。スムーズに事業を再開できないことで、トラブルやワーカーの不満につながることも考えられます。

運用が軌道に乗るまでは、各所で連携を取りつつ、社内や外部からサポートできる体制を維持します。落ち着いたら、当初の移転目的の達成度合いや働く環境が改善されたか、オフィス移転の効果を検証することも大切です。

まとめ

今回はオフィス移転のスケジュールについて解説しました。

オフィス移転を成功させるためには、移転の目的と目的達成のために必要な情報を明確にすること。そして、スケジュールに沿って一つひとつ確実にタスクを進めていくことが大切です。

社内リソースですべてのタスクに対応することが難しい場合や、計画やマニュアルどおりに進まないことでお悩みの場合は、オフィス移転の管理や進行をアウトソースするという方法を検討してみましょう。

外部サービスの活用により、移転にかかる労力や時間の削減につなげられるだけでなく、プロの視点からアドバイスを受けることも可能です。満足度の高い移転を実現するために、自社のリソースや予算を踏まえたうえで、アウトソーシングも視野に入れてみてはいかがでしょうか。

また今回のスケジュールを含む、オフィス移転の計画立てや進行に役立つ情報をまとめたガイドブックをご用意しておりますので、ぜひ併せてご活用ください。

▷オフィス移転ガイドブック