オフィス移転時のメリットとデメリットを解説

新型コロナウイルス感染症の影響によってテレワークやリモートワークを導入している企業が増えてきています。

一人ひとりの働き方が変わりつつあるなか「従業員のデスクが不要になった」「出社する従業員の数が減った」など、オフィス稼働率が低下した企業も多いようです。

そういった背景によってオフィス移転を検討している方も多いのではないでしょうか。オフィス規模を縮小して移転することにより、さまざまな利点が生まれる一方で注意したいポイントもあります。

オフィス移転のメリット

まずはコストやワーカーへの影響、安全性など、さまざまな面からオフィスの規模を縮小して移転する場合のメリットをチェックしてみましょう。

さまざまなコストを削減できる

オフィスを縮小移転する最大のメリットは、コストを削減できることです。

たとえば、テレワークを導入したことによってオフィスの稼働率が下がった企業であれば、賃料が高い主要駅周辺から安いエリアに移転することで毎月のコストを抑えられます。立地にもよりますが、オフィス面積が縮小できれば賃料や光熱費など月々のコスト削減も可能です。

一方、オフィス縮小移転に伴い、これまで借りることが難しかった主要駅周辺のオフィスを借りられるようになるケースも考えられます。

作業効率のアップ

快適なオフィス環境を整えることは、ワーカーの集中力アップやモチベーションの向上をねらううえで重要です。

移転に伴い、ワーカーが移動しやすいレイアウトにしたり、息抜きができるリフレッシュルームを備えたり、オフィスを工夫することで業務の効率化につなげられます。

安全性の向上

日本は地震や台風などの自然災害が多く、それらがいつ起こるか分かりません。オフィス移転では、安全性の高い物件を選ぶことで、もしものときの被害を最小限に抑えられます。

建物の耐久性や、非常時の備えが充実したオフィスを選定することで、災害時のリスクを減らし、従業員と会社を守ることができます。

コミュニケーションの活性化

これまでのオフィスは、固定席や部署ごとに分けた島型のレイアウトが一般的でした。

しかし「部署の異なるワーカー同士が交流する機会が少ない」「対面でコミュニケーションを取りづらい」といった課題を抱えている企業も一定数あります。

オフィス移転を機に、複数のフロアを統合してデスクの配置を変えたり、共有スペースを設置したり、年代や部署の壁をなくしたオフィス環境が必要です。

社内のコミュニケーションが活発化されることで、新たな発想や発見が生まれ、イノベーションが起きやすいオフィス環境の実現につながります。

企業のイメージアップ

オフィス移転は企業のイメージアップ効果も期待できます。たとえば、雑多なオフィスよりも清潔で洗練されたオフィスのほうがよい印象を持ちやすいです。        

さらに、自社ならではのユニークな設備や機能性を備えれば、取引先にインパクトを与えることもできます。また、主要駅周辺や一等地にオフィスをかまえることも、自社のイメージアップやブランディングに大きな影響を与えます。

採用活動に役立つ

就職活動中の人にとって、オフィス印象はとても重要です。

働きやすい内装や設備にこだわることで、ワーカーのモチベーションアップだけでなく、求職者へのアピール材料となるオフィス環境を実現できます。他社との差別化を図るために、ほかにはない魅力的な設備を導入することもひとつの方法です。

また、独創的・個性的なオフィスデザインはメディアからの注目度もアップします。質の高い母集団形成にも影響しますので「優秀な人材を確保したい」「オフィス環境を強みに採用活動を強化したい」という企業は、オフィス移転を機に環境を整えたほうがよいでしょう。

オフィス移転のデメリット

オフィス移転には作業やコスト面など、いくつかのデメリットが存在することも念頭に置いておきましょう。

労力がかかる

通常業務と併行しながら移転先のオフィス選び、スケジュール策定などを行う必要があるため、社内に十分なリソースを確保しておかなくてはなりません。ほかにも、工事業者や内装デザイン会社など、外部事業者とのやり取りも必要になるため、各タスクに人員が必要です。

オフィス移転を進める際は、移転に必要となる各タスクを洗い出すとともに通常業務と並行して作業できるように人材を配置します。自社のみではリソース不足だという場合は、オフィス移転をアウトソースするのもひとつの手段です。

コストがかかる

オフィス移転には、退去時や入居時にさまざまなコストが発生します。

賃料ひとつをとっても、入居の際には敷金・礼金・仲介手数料・保証料などの初期費用が必要です。また、現在のオフィスを解約する際はオフィスの状態を元の状態へ戻すための原状回復工事を実施しなければなりません。

そのほか、オフィス移転時には大量の廃棄物も発生しやすく、それらの処理にも費用がかかります。移転によって経営を悪化させることがないように、新オフィスのランニングコストについても十分に検証しましょう。

モチベーションが下がる

オフィスの周辺環境はワーカーのモチベーションにも影響します。昼食を食べる施設が近くになかったり、仕事帰り立ち寄れる施設がなかったり、ワーカーによっては仕事のモチベーションにつながる大切な要素です。

オフィス移転によってワーカーのモチベーションが下がることがないよう、コストだけにとらわれず、ワーカーの働きやすさや通勤のしやすさ、周辺環境にも配慮することが大切です。

スペースが足りなくなる

オフィス移転にむけて、オフィス規模やレイアウトを決める際に気を付けたいのは、動線とスペースの確保です。

とくにオフィスを縮小するケースでは、既存のオフィスのモノがあふれて、狭く、スペース不足な環境になりがちなので注意が必要です。

縮小移転では、紙やモノを上手に削減し、効率的で使いやすく、デザインが良いオフィスを構築するという、高度な作業を求められることになります。

とくに書類については、何を捨てて何を残し、どう分類しどう管理するのが良いのかという「レコードマネジメント（文書管理）」の知見が重要です。

これら空間と文書の課題は非常に専門的な内容になるので、両方を考慮してまとめて解決できるサービスを検討すると良いでしょう。

まとめ

新型コロナウイルス感染症の拡大により、テレワークやリモートワークといった働き方に移行している企業が増えています。オフィスの稼働率が低下している企業は、いまの働き方に合ったオフィスへの移転を検討してみてはいかがでしょうか。

オフィスの立地やレイアウトが変わることで、ランニングコストの削減やワーカーのモチベーション向上、企業のイメージアップなど、さまざまなメリットが期待できます。

移転後に後悔しないためには、コンサルティングによる客観的な意見も有効です。自社の従業員では見落としがちな部分もプロ目線で的確なアドバイスをしてくれます。オフィス移転ではあらゆる選択肢を十分に検討し、中長期的な視点で実行しましょう。