オフィス移転を丸ごとお任せ！ オフィス移転コンサルティングとは

オフィス移転は、会社の今後を考えるうえでも重要となる一大イベント。

スムーズに移転することはもちろん、より働きやすい環境にするために、十分な計画が必要なことはいうまでもありません。

ところが、実際に移転するとなると、さまざまな作業や手続きがあり、金銭的・時間的なコストが発生します。

また、オフィスの計画を立てていても、時間やリソースが足りず、なかなか実行に移せないということもあるでしょう。

このような場合に活用したいのが、煩雑な作業を代行してくれるオフィス移転のコンサルティングです。

本記事では、オフィス移転コンサルティングを活用するメリットや、コンサルティングの一例を紹介します。

オフィス移転コンサルティングとは

オフィス移転は、以下のような流れで行われます。

1. 移転プロジェクト立ち上げ・メンバー選出
2. 計画策定
3. 物件探し
4. 物件契約・解約手続き
5. 入居工事・移転準備
6. 移転・旧オフィスの原状回復工事

オフィス移転は個人の引越しとは異なり、物件探しから契約、そのほか諸々の事務手続きが発生します。内装業者などの関係者とのやり取りも必要になるため、通常業務と並行して進めていくのは難しいという企業も少なくないでしょう。

そのような場合に活用できるのが、オフィス移転コンサルティングです。

オフィス移転コンサルティングとは、膨大なタスクや手続きが発生するオフィス移転の業務を、代理で遂行・サポートするサービスを指します。

オフィス移転に関するノウハウや経験を持つプロに依頼することで、スムーズな移転作業、業務再開が実現できます。

オフィス移転コンサルティングのメリット

オフィス移転にコンサルティングサービスを利用するメリットはさまざまあります。

ここでは、そのうち4つのメリットに注目してみましょう。

働き方や経営戦略に合わせたオフィス環境が構築できる

オフィス移転を進めるうえで、業務内容や社員の働き方に合わせた働きやすい魅力的なオフィス環境を整えることはとても大切です。

現場の生産性や業務効率の向上を目指しつつ、トップの経営戦略を実現できるオフィスをつくるためには、現状の課題や働き方を分析するプロセスが欠かせません。

オフィス移転に専門的な知識を有するコンサルティングを利用すれば、自社の働き方や課題をしっかり分析したうえで、適切なレイアウト設計が可能となります。

経営戦略を落とし込んだオフィスづくりができるため、生産性向上やモチベーション向上、働き方改革の促進など、複数の効果が期待できるでしょう。

ワンストップでオフィスのインフラ構築ができる

オフィス移転後、スムーズに業務を再開させるためには、事前に社内インフラを整えておくことが大切です。

オフィスのインフラ整備には、レイアウトに合わせた備品の選定・調達や電話・インターネット環境の整備など、さまざまな作業が発生します。

環境構築にかかる専門の窓口や担当者も複数になるため、作業が煩雑化し、計画どおりに進まないことも考えられるでしょう。

オフィス移転コンサルティングに依頼すると、こうした業務の窓口が一本化され、社内外の各担当者とのやり取りやスケジュール調整などを代行してもらえます。

自社で個別に対応しなくても、ワンストップで対応してもらえるのは大きなメリットといえるでしょう。

コストを抑えられる

オフィス移転には、社内外でさまざまなコストが発生します。賃貸借契約や内装工事、備品購入、引越し業者への依頼などといった外部への金銭的なコストだけでなく、各窓口とのやり取りや手続きを担当する社員の時間的なコストも必要です。

通常業務に加えて移転プロジェクトを進めるとなると、人的リソースが必要になるほか、業務負担が増えることで時間外労働が発生する可能性もあります。

コンサルティングサービスにオフィス移転の業務を代行してもらえば、社内で発生する時間的コストや社員の負担を減らせます。移転業務に人員を割けないという悩みの解決策となるでしょう。

移転後の変化に対応したサポートが受けられる

オフィスの移転後、実際に働き始めると「動線が重なってしまう」「レイアウト変更が必要になった」など、計画時のレイアウトから変更が生じることがあります。

また、業容が拡大したり、人員が増えたりして、新たにレイアウト変更が必要になることもあるでしょう。

コンサルティングサービスのなかには、オフィス移転が完了したあとでも、レイアウト変更や追加オーダーに対応してもらえる会社もあります。

「業務形態が変わりやすい」「異動が頻繁にある」「長期的な視点で運用支援をしてもらいたい」といった企業は、移転後のアフターサポートが充実した会社に依頼すると安心です。

オフィス移転コンサルティングはどこまでやるの？

オフィス移転コンサルティングを依頼する場合は、移転プロジェクトのどこからどこまで対応してもらえるのか、範囲を事前に確認しておきましょう。

ここでは一つの例として、具体的なオフィス移転コンサルティングのメニューを紹介します。

出典：文祥堂『サービス紹介』

1．不動産選定

オフィスづくりの基盤となる物件選びには、不動産会社との交渉や賃貸借契約などの専門的知識が求められます。

不動産選定においては、以下のような代行・サポートを受けることができます。

• 物件問合せ
• 物件選定リスト作成
• 内覧同行
• パイロットプラン作成
• コストの試算

オフィスづくりの観点から、物件選びのアドバイスが行われるほか、内見の同行、コストの試算などにも対応し、ご希望の条件・予算でより良いオフィスを選定できるサポートを受けられます。

2．プロジェクトマネジメント

オフィスの移転を考えたいけれど、「何から始めれば良いか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

そのようなときに、オフィス移転における最重要事項の検討・決定に注力できるよう、以下の業務をトータルサポートしてくれるサービスです。

• プロジェクト運営
• 基本設計
• 実施設計
• プロジェクト体制の構築
• スケジュール管理
• コスト管理
• 品質管理

移転プロジェクトの運営から各種管理、各関係者との調整業務に至るまでサポートしてもらえるため、通常業務に支障をきたすことなくプロジェクトを円滑に進めることができます。

3．働き方や課題の調査・分析

最適なオフィス環境と一口にいっても、企業によって何が最適であるかが異なります。

自社の課題に応じた最適なオフィス環境をつくるためには、現状の働き方を分析して課題を洗い出すことが重要です。

自社で行うことは難しい内容ですので、以下のようなサポートを受けると良いでしょう。

• 現状調査
• ワークプレイス分析
• ワークスタイル分析
• コンセプト策定

企業規模や業務内容、ワークスタイルなど、さまざまな角度から企業が抱える課題を分析し、最適なオフィスをプランニングしてもらうことができます。

加えて、経営戦略の視点から、オフィス移転の目的が社員や求職者に伝わるようなコンセプトづくりもサポートしてもらえます。

4．設計・プランニング

現状課題や企業コンセプトを踏まえ、オフィスの設計・プランニングを行います。

主に以下の業務のサポートを受けることができます。

• ゾーニング・レイアウト
• 家具・内装・設備
• セキュリティ計画
• 既存什器の転用計画
• イメージパースの作成

企業のイメージに沿った設計を進めるだけでなく、従業員や求職者にとって魅力のあるより良いオフィス環境をつくるために、あらゆる視点から改善策をアドバイスしてもらうことができます。

5．オフィスの家具・備品の選定と調達

オフィスで使用する家具や備品は、社員の働きやすさや業務効率に寄与する要素の一つです。

さまざまな商品のなかから、ニーズとコストのバランスを測り、最適な選定を行うためのサポートです。

• 家具の選定・販売
• 中古家具販売
• 家具レンタル・引き取り
• 各メーカーショールーム案内
• 品質・機能・価格の比較

国内主要メーカーの正規代理店を利用すれば、メーカーにとらわれない商品選択が可能です。

また、複数のメーカーで比較・検討することで、品質やコストを最適化できます。

6．システムインフラ・ICT環境の構築・OA機器の選定と調達

オフィス移転後のスムーズな事業再開を実現するには、LANやクラウドなどの社内ICTインフラの構築が不可欠です。

ツールも含めて以下のようなサービスをワンストップで行えるところが良いでしょう。

• 新しいICT環境・ツールの提案
• 配線・工事
• システムインフラ構築
• トータルサポート保守
• ICT環境移転サービス
• OA機器の選定・販売

社内インフラやシステムの構築は、業務遂行に欠かせません。

自社にインフラ構築のノウハウがない場合は、専門的な知識を持つ事業者へ依頼すると安心です。

7．コンストラクションマネジメント

大規模なオフィスの工事には、設計から施工、引き渡しまでにさまざまな工程が発生します。

そのため、以下のような建設プロセスの管理の代行サポートが有効です。

• 工事のトータルコーディネート
• 管理体制の構築
• 工事工程の作成
• 工程会議の実施
• 各種届出申請
• 作業員の管理
• セキュリティ管理
• 安全管理
• 施主引き渡し
• 工事実施各種

建築分野においては、工事内容や技術が複雑になることから、コストや工法が適切かどうかを判断するのは容易ではありません。

専門知識のある担当者が建設プロセス全体をマネジメントすることで、工事の不透明性を解消し、ミスや遅延なく工事を進めることができます。

8．移転管理

移転時に煩雑化しやすい以下のような作業もサポートを受けられます。

移転準備

• ナンバリング図面作成
• ※座席表、外線・内線番号、荷物の配置先を示した図面
• 移転実施詳細の決定
• 移転マニュアルの作成
• 移転説明会

移転管理

• 現場管理
• 各事業者間調整
• 工程管理
• 各種届出作成・提出
• 梱包・ラベリング
• 不用品の引き取り・廃棄
• 引越しの実施
• ※搬出入作業・開梱・配置

移転によって混乱が生じるのを避けるには、移転に関するマニュアル作成や社内説明会の実施が効果的です。

住所変更や登記などの煩わしい手続き、人員が必要になる引越し作業などもサポートが受けられます。

9．移転後の問題解決サポート

オフィス移転後、レイアウト変更や不具合などが生じることがあります。

安定した事業基盤を確保するために、以下のようなアフターサポートも検討しましょう。

アフターサポート

• レイアウト変更
• 最新図面管理
• 追加オーダー
• 家具修理
• オフィスのクリーニング
• 完成図書
• 入居後満足度調査

運用計画支援

• ファシリティマネジメント戦略の立案サポート
• 将来を見越したオフィス運用計画

オフィス移転プロジェクトの完了後も、長期的視点でオフィス環境を維持するためのサポートを受けられるのは、オフィス移転コンサルティングの魅力といえるでしょう。

まとめ

オフィス移転には膨大なタスクや手続きが発生するだけでなく、不動産選定やプラン設計など、専門的な知識も必要です。

オフィス移転コンサルティングを活用すれば、プロによる適切な調査・分析・プランニングが行われるため、移転にかかる労力や時間を削減できます。

各事業者とのやり取りやコスト調整、スケジュール調整なども任せられれば、移転作業や業務再開を滞りなくスムーズに進められるでしょう。

より働きやすい環境にするのはもちろん、企業の目標実現に貢献できるようなオフィス環境をつくるためにも、オフィス移転は大きな転機となります。